Digitalizarea resurselor umane: cum să eficientizezi activitatea departamentului de HR

Ce probleme apar în HR?

Activitățile unui departament de resurse umane implică gestionarea zilnică a unui volum mare de informații, documente și cereri.

Ultimele știri

Replica AEP la acuzațiile PNL privind favorizarea PSD prin modificarea legii partidelor politiceÎntreruperi de curent de luni în București, Ilfov și GiurgiuTikTok încalcă legea UE Comisia avertizează despre impactul algoritmului asupra sănătății mintaleKarol Nawrocki avertizează pe Ursula von der Leyen: Europa Centrală nu poate fi doar destinatară a deciziilor altora

Un angajat cere adevărul, un manager are nevoie de situația concedierii în echipă, un contract se apropie de sfârșit, iar datele unui alt coleg trebuie actualizate.

Fiecare dintre aceste operațiuni face parte din activitatea normală a RH. Dificultăți apar atunci când informațiile necesare sunt distribuite în tabele, dosare, e-mailuri și aplicații care nu comunică între ele. Echipa trebuie să verifice mai multe surse, să identifice versiunea corectă a unui document și să se asigure că lucrează cu date actualizate.

Platforma HR face diferența!

În acest context, o platformă de resurse umane poate aduce datele și documentele angajaților într-un singur mediu și poate simplifica gestionarea proceselor administrative. Digitalizarea nu înseamnă înlocuirea documentelor fizice sau a fișierelor Excel cu o aplicație.

Valoarea sa apare atunci când informațiile pot fi mai ușor accesibile, actualizate și utilizate, iar anumite activități repetitive pot fi automatizate.

Pentru Departamentul Resurse Umane, acest lucru poate însemna mai puține căutări manuale, o evidență mai clară a modificărilor, acces rapid la documente și rapoarte bazate pe date existente.

Centralizarea datelor: un avantaj clar!

Toate informațiile despre angajați, într-o singură platformă HR. Pe măsură ce compania crește, tot așa crește volumul de date gestionate de departamentul HR.

Informațiile personale și contractuale, funcțiile, pozițiile, beneficiile, concedierile, certificatele, echipamentele și documentele angajaților se păstrează într-o formă organizată și ușor de consultat. Atunci când aceste date sunt distribuite în diferite sisteme, chiar și o simplă cerere poate necesita verificări multiple.

Dacă un manager dorește să afle poziția actuală a unui angajat sau data ultimei modificări contractuale, echipa HR trebuie să identifice mai întâi sursa corectă și să confirme că informațiile sunt încă valabile.

Softwareul HR: gestionarea centralizată!

Un software de resurse umane permite gestionarea centralizată a acestor informații. Datele cu privire la angajați se pot referi la structura organizației, departamentele, funcțiile, pozițiile și locurile de muncă ale societății.

Astfel, echipa HR poate consulta informațiile dintr-un singur sistem fără a reconstrui în mod repetat situația unui angajat folosind date din mai multe surse.

Automatizarea proceselor HR!

Mai puține verificări manuale prin automatizarea proceselor HR.

Departamentul HR trebuie să țină evidența asupra termenilor, modificărilor și solicitărilor. Exemplul relevant este expirarea unui contract pe termen fix. În cadrul unui proces manual, termenul poate fi notat într-o tabelă, un calendar sau o serie de amintiri.

Cu toate acestea, la nivel de organizație, numărul acestor termene poate deveni dificil de gestionat. Contracturile, documentele, perioadele de valabilitate și modificările care apar în timpul relației de muncă necesită o atenție și o intervenție la timp.

Istoricul clar al relației angajat‑companie!

O platformă de resurse umane poate sprijini automatizarea anumitor dintre aceste activități și poate trimite notificări atunci când se apropie un termen limită sau se produce o schimbare care necesită acțiune.

Echipa nu mai depinde exclusiv de controale periodice și de liste actualizate manual. În schimb, poate interveni în timp util, dacă este necesar, și poate reduce riscul de a trece peste anumite termene.

Data angajatului se schimbă în timp. Se pot face modificări ale locului de muncă, ale managerului, ale salariului, ale departamentului, ale locului de muncă sau ale altor elemente contractuale. Fiecare modificare este înregistrată și asociată cu documentele relevante. Dacă informațiile sunt păstrate în diferite dosare și aplicații, identificarea situației actuale poate deveni dificilă.

Gestionare simplă a documentelor de personal!

De exemplu, pentru a răspunde la o cerere pentru ultimul act suplimentar, echipa trebuie să găsească documentul, să verifice data sa și să confirme că nu există o versiune mai nouă.

Centralizarea datelor permite păstrarea informațiilor actualizate împreună cu istoricul modificărilor. În acest fel, echipa HR poate vedea mai ușor ce s-a schimbat, când a avut loc schimbarea și ce documente sunt asociate cu aceasta. În loc să fie reconstruite din e-mailuri și arhive separate, istoricul angajatului poate fi urmărit într-o formă mai clară și mai coerentă.

Contracte, documente suplimentare, mandate și scopuri.

Sursă: Mediafax